login_logo2-4

اضافه / Import کردن دفترچه تلفن در اوت لوک 2010

فرض کنید یک فایل Excel دارید که دارای چند فیلد نام ، نام خانوادگی ، ایمیل ، شماره همراه ، تلفن تماس ، تلفن محل کار و منزل و مشخصاتی از این قبیل می باشد . شما می خواهید اطلاعات وارد شده در فایل مورد نظر (با فرمت های پیش فرض که در نرم افزار وجود دارد) را وارد نرم افزار اوت لوک در قسمت تماس ها کنید و یک گروه با نام دوستان یا همکاران ایجاد کرده و اطلاعتشان را به صورت دسته بندی داشته باشید .  روش انجام اینکار را در ادامه به صورت تصویری آموزش میدهم .

 

1. فایلی که اطلاعات شما در آن ذخیره شده است را با فرمت VCF . ICS . VCS . RSS.PST.CSV.XLS ذخیره کنید . سعی کنید برای هر فیلد یک نام در ابتدا تایپ کنید . مثلا نام . نام خانوادگی . شماره همراه .

من در فایل تمرین فقط نام و نام خانوادگی به همراه شماره همراه (صحیح نمی باشد) را تایپ کرده ام .روش ایجاد و ذخیره در تصاویر زیر نمایش داده شده است .

1-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

2-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

3-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

 

2. بسیار خوب تا به این مرحله فقط فایل اطلاعات را جهت ورود ذخیره کرده ایم . وارد نرم افزار اوت لوک 2010 شده و در قسمت پایین نرم افزار بر روی گزینه Contact دو بار کلیک کنید .

4-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

 

3.فایل مورد نظر را در هر قسمتی می توانید اضافه کنید ولی بهتر است یک گروه تماس در قسمت Contact ابتدا ایجاد کرده و سپس فایل مورد نظر را طبق آموزش وارد کنید .
براس ساختن گروه تماس بر روی گزینه New Contact Group کلیک کرده و یک نام دلخواه برای گروه تایپ کنید .

5-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

 

6-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

7-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

 

اضافه / Import کردن دفترچه تلفن در اوت لوک 2010

 

4. بسیار خوب ، بر روی کلید File کلیک کرده و گزینه Open را انتخاب کنید .
بعد از انتخاب گزینه Open همانند تصویر زیر Import را انتخاب کنید .

8-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

5. بعد از کلیک بر روی گزینه Import صفحه Import and Export Wizard باز می شود .
شما در این قسمت با توجه به کاری که می خواهید انجام بدهید باید یک گزینه را انتخاب کنید .
بر روی گزینه Import from another program or file کلیک کنید و گزینه Next را انتخاب نمایید .

9-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

 

6. در مرحله بعدی در صورتیکه فایل شما با فرمت Excel یا Access ذخیره شده یکی از گزینه های مشخص شده را انتخاب کنید . در غیر اینصورت گزینه Comma Separated Value (windows را انتخاب و بر روی کلید Next کلیک کنید .

10-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

 

7.در مرحله بعدی باید فایل ذخیره شده بر روی هارد دیسک را با استفاده از کلید Browse در کادر مشخص شده Import کنید .
3 گزینه در کادر زیر وجود دارد .
Replace duplicates with items imported  : در صورتیکه اطلاعات تکراری وجود دارد جایگزین اطلاعات قبلی شود .
Allow duplicates to be created : اجازه داده می شود که اطلاعات جدید به عنوان یک تماس جدید ایجاد شود .
Do not import duplicate items : اگر اطلاعات تماسی وجود دارد ، اطلاعات تکراری را وارد نکنید .

گزینه دوم را انتخاب کرده و بر روی کلید Next کلیک کنید . دقت داشته باشید که فایل اصلی باید بسته باشد در غیر اینصورت در ماین مرحله ارور دریافت می کنید

11-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

 

8. در قسمت بعدی باید یک پوشه را برای وارد کردن اطلاعات تماس انتخاب کنید . بعد از انتخاب پوشه مورد نظر بر روی کلید Next کلیک کنید .

12-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

 

9. این مرحله بسیار مهم می باشد و اگر تنظیمات بدرستی انتخاب شود ، اطلاعات وارد شده به شکل صحیح Import نمی شود .
ابتدا تیک فایل مورد نظر را انتخاب کنید تا فایل مربوطه انتخاب شود .
بر روی کلید Map Custome Fields کلیک کنید .

13-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

 

10. دقت کنید که صفحه Map Custome Fields از دو قسمت From , To تشکیل شده است .
اطلاعات مربوط به فیلدهای ستون اول در کادر From نمایش داده شده است . مثل Name . Phone  . ممکن است این جدول دارای بی نهایت فیلد باشد ولی جدول من دارای 2 ستون می باشد . یکی نام و نام خانوادگی و دیگر شماره تلفن
در این مرحله باید شما اطلاعات مربوط به هر جدول را با ماوس انتخاب کرده (درگ کنید) و بر روی یکی از عنوان های سمت راست جدول با توجه به ستون فایلی که می خواهید وارد کنید رها کنید .
مثلا نام باید با ماوس انتخاب شده و به طرف Name در جدول To حرکت داده و رها شود .
آدرس محل کار باید با ماوس انتخاب شده و روبروی کادر Business address رها شود .
شماره تلفن باید با ماوس انتخاب شده و روبروی کادر Mobile Phone  رها شود .
بعد از پایان کار بر روی کلید OK کلیک کنید . در مرحله آخر هم کلید Finish را انتخاب کنید .
به تصویر زیر دقت کنید متوجه می شوید .

14-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

15-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

 

11. همانطور که مشاهده می کنید اطلاعات به دفترچه تلفن اضافه شد . کافیست بر روی نام مورد نظر کلیک کرده تامشخصات کامل را مشاهده کنید یا تغییراتی بر روی اطلاعات بدهید .

16-اضافه-Import-کردن-دفترچه-تلفن-در-اوت-لوک-2010

آسارایان

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

مطالب مرتبط

فرم ورود کاربر

ابتدا باید وارد حساب کاربری خود شوید